発送業務のミス・負荷を改善。伝票番号CSV取込と同時に発送メール・決済確定まで自動化した事例

投稿日：2026/01/21

はじめに

発送業務には、伝票番号の登録、発送メールの送信、クレジットカード等の決済売上確定など、多くの工程が存在します。
これらの作業が別れていると、運用が煩雑になり、担当者ごとに作業品質がバラつき、結果として“ミス”や“後追い作業”につながります。

今回ご紹介するのは、こうした運用上の悩みを解消し、発送業務を効率化するために、伝票番号CSVの取込と同時に発送メール送信・決済売上確定まで自動で行えるようにした事例です。
同じ課題を感じているECサイト運営者の方に、お役立ていただける内容です。

クライアントの状況・課題

クライアントの状況
・業種：物販EC（複数配送業者・複数決済方式を併用）
・利用環境：EC-CUBE 4系 / カスタマイズあり

課題
・伝票番号登録 → 発送メール送信 → 決済売上確定を別々に実行しており作業負担が大きい
・発送メール漏れ、決済確定漏れなどのヒューマンエラーが発生
・複数の決済方法（クレジットカード、後払い等）が混在しており、ミスが発生しやすかった
・作業者によって品質差がでる

これらによって発送締め作業の負荷増大、顧客からの問い合わせ対応、内部チェック業務の増加など、運用に影響が出ていました。

解決のために実装した機能

機能①：伝票番号CSV取込時のステータス自動更新
配送業者から出力されたCSVをアップロードするだけで、受注ステータスを自動的に「発送済み」へ変更します。

機能②：発送完了メールの自動一括配信
CSV取込と同時に、各顧客へ配送伝票番号を記載した「発送完了メール」を自動送信します。管理画面から別途メール送信ボタンを押す必要がありません。

機能③：決済システムへの自動売上確定連携
クレジットカード決済や後払い決済など、出荷時に売上確定が必要な受注に対し、APIを通じてリアルタイムで売上確定処理を実行します。

実装後に期待される効果

効果の例
・作業時間の削減：複数の管理画面を行き来する作業が、1回のCSVアップロードで完結するようになりました。
・ミス率の低下：手動操作によるメールの送り漏れや、決済の確定漏れが発生しにくい仕組みを構築しました。
・作業の標準化：複雑な判断を伴う操作が不要になったため、誰でも正確に発送処理を行えるようになりました。

EC運営の負荷が減り、本来注力すべき販促に時間を使えるようになったことで、顧客満足度の向上にもつながります。

実装時の工夫・ポイント

工夫例
・複数配送業者への対応
ヤマト運輸、佐川急便、日本郵便など、業者ごとに異なるCSVフォーマットに対応した取り込みを準備し、受注に設定した配送業者が異なる場合はエラーになるようにしました。

・エラーハンドリング
伝票番号取込、ステータス変更、発送メール、決済連携のいずれでもエラーが発生した場合は、その受注を特定してアラートを出す仕組みを構築し、処理の漏れがオペレーターにわかるようにしました。

・多重取り込みへの対応
同一CSVを誤って取り込んだ場合に、再度発送メールが送信されないようにしました。

この機能が活きる運用・おすすめの企業

この機能が活きる特徴の例
・複数の配送会社・複数決済を扱っている
・1日の出荷件数が数十件を超えている
・標準機能では運用が追いつかず、毎日手作業の負荷で悩んでいる
・発送完了メールの送信漏れや、決済の確定漏れが過去に発生したことがある
・事務作業を自動化し、少人数で効率的なEC運営を行いたい

これらに一つでも当てはまる場合、今回の仕組みは高い効果が期待できます。

お問い合わせ

EC-CUBEを活用した業務効率化・売上向上のためのシステム構築は、経験とノウハウが必要です。
今回のように、標準機能では対応できない複雑な業務フローでも、最適なカスタマイズをご提案いたします。

「今のままでは運用が追いつかない…」
「もっと効率的に、安心して販売したい」
そう感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。

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